Cómo funciona PlacePos

Qué puedes hacer

• Buscar y escanear

  Encuentra productos por nombre, código de barras o SKU. Sirve el lector o el teclado, así nadie necesita saberse los precios de memoria.

• Cantidades con decimales

  Vende 2,5 libras o 1,5 metros sin inventar redondeos que después descuadran el inventario.

• Varias listas de precio

  Cada producto puede tener hasta cuatro precios (mostrador, mayorista, especial). Eliges cuál aplicar con un clic.

• Precio personalizado

  Digitas un precio distinto para esa venta puntual. El sistema no te deja vender por debajo del costo.

• Cálculo por monto

  "Véndeme $10.000 de queso": digitas el monto y el sistema calcula la cantidad exacta a entregar.

• Pago dividido

  Mezcla efectivo, transferencia, anticipo y crédito en una misma venta, como pasa de verdad en el mostrador.

• Cliente al vuelo

  Creas el cliente sin salir del POS y ves su historial y lo que te debe antes de fiarle otra vez.

• Gastos y caja a la mano

  Registras un gasto y ves el saldo de tu caja sin cambiar de pantalla. Al final cierras y cuadras.

• Atajos de teclado

  F1 buscar, F4 registrar, F12 reimprimir la última, Esc limpiar. El mostrador no espera al mouse.

• Sigue vendiendo sin internet

  Si se cae la red, la venta se guarda en cola y se sincroniza sola al volver. Nunca cobra dos veces la misma venta.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Inventario y catálogo — solo vendes lo que exista en el catálogo, y cobrar descuenta su stock al instante.
• Tesorería — el efectivo entra a tu caja y la transferencia al banco que elijas.
• Clientes y créditos — de aquí nacen los créditos y aquí se usa el saldo a favor del cliente.
• Domiciliarios y entregas — después de cobrar puedes cargar el domicilio y asignárselo a un repartidor.
• Informes e inicio — cada venta alimenta el tablero, el informe de ventas y el cierre del día.

Flujo típico

1. 1

   Abres el POS y ves el saldo de tu caja arriba.

2. 2

   Buscas el producto (F1) y lo escaneas o lo tecleas.

3. 3

   Defines cantidad y precio: normal, de otra lista, personalizado o por monto.

4. 4

   Repites hasta armar el ticket. Ves total, ganancia y margen en vivo.

5. 5

   Si vas a fiar o usar anticipo, asignas el cliente (es obligatorio).

6. 6

   Registras la venta (F4) y cobras: efectivo te calcula las devueltas.

7. 7

   Al confirmar baja el inventario, entra la plata y puedes imprimir o cargar el domicilio.

8. 8

   Al terminar el día cierras la caja: cuentas el efectivo, registras la diferencia y la caja queda en su base.

Qué puedes hacer

• Ficha del cliente

  Persona o empresa, con documento o NIT, contacto y dirección. Ves su saldo a favor y sus puntos.

• Historial de compras

  Todas sus facturas con total, forma de pago, estado, ganancia y qué productos se llevó.

• Historial por producto

  Filtras qué le has vendido por producto, número de factura o fechas. Útil cuando pregunta "¿a cómo me lo diste la vez pasada?".

• Créditos pendientes

  Abres la lista de lo que te debe y el saldo total, sin buscar factura por factura.

• Abonos

  Registras pagos parciales en efectivo o transferencia. Nunca te deja abonar más que el saldo.

• Anticipos

  Recibes plata por adelantado: entra a la cuenta que elijas y le queda como saldo a favor.

• Línea de tiempo del ticket

  Desde el crédito abres la factura y ves todo lo que le pasó, con fechas y montos.

• Exportar el listado

  Te llevas tus clientes a una hoja con los campos que elijas.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Punto de venta — aquí nacen los créditos y aquí se gasta el saldo a favor.
• Tesorería — los anticipos y los abonos entran a la caja, banco o billetera que elijas.
• Informes e inicio — alimentan la cartera (quién te debe) y el recaudo real del día.

Flujo típico

1. 1

   En el POS armas el carrito y asignas el cliente (obligatorio para fiar).

2. 2

   Cobras eligiendo Crédito y le pones fecha de vencimiento.

3. 3

   Días después el cliente llega a pagar: abres sus créditos pendientes y ves el saldo.

4. 4

   Entras a la factura y registras el abono en efectivo o transferencia.

5. 5

   La plata entra a tesorería, el saldo baja y la factura pasa a Parcial o Pagada.

Qué puedes hacer

• Empresas y motorizados

  Creas, editas y archivas a quienes reparten, con su dirección y hasta cuatro teléfonos.

• Registrar la entrega

  Después de cobrar, cargas el domicilio: empresa, monto, dirección y quién recibe. Los datos del cliente vienen precargados.

• Historial de domicilios

  Filtras por empresa, forma de pago o fecha, y anulas el que se registró por error.

• Deuda con transportistas

  A quien te trae mercancía le llevas su deuda de flete aparte y le abonas desde caja, banco o billetera.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Punto de venta — el domicilio se registra justo después de cobrar la venta.
• Tesorería — si lo pagas tú, sale de tu caja; si es contra entrega, no la mueve.
• Compras y proveedores — el flete del transportista se paga desde su propia deuda, no desde aquí.

Qué puedes hacer

• Productos y presentaciones

  Das de alta el producto y luego las formas de venderlo (por libra, por unidad, por paquete) sin duplicar existencias.

• Empaques y categorías

  Hablas en cajas, libras o docenas en vez de contar unidad por unidad, y agrupas el catálogo para filtrar y medir por grupo.

• Hasta 4 precios por producto

  Mostrador, mayorista, especial… cada uno con su ganancia y su margen calculados solos.

• Fijar por precio o por margen

  Tecleas el precio y ves el margen, o tecleas el margen que quieres y el precio se calcula solo.

• Stock y plata inmovilizada

  Ves cuántas referencias tienes, cuánto dinero está quieto en mercancía y qué está agotado.

• Importar y exportar en Excel

  Cargas cientos de productos de golpe con vista previa y avisos de conflicto, o te llevas el catálogo a una hoja.

• Matriz de análisis

  Cruza rotación contra margen y te dice qué empujar y qué sacar: Santo Grial, Estrella, Generador de tráfico o Perro.

• Historial de costo

  Cada cambio queda registrado: si vino de una compra, de una edición manual o heredado del producto padre.

• Disponible en venta / en compra

  Controlas si el producto aparece en el POS, en compras o en ambos, para que la materia prima no ensucie la caja.

• Archivar sin perder historia

  Lo que ya no manejas desaparece del inventario activo, pero su historial queda intacto.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Punto de venta — solo aparece en la caja lo marcado como disponible para venta.
• Compras y proveedores — recibir mercancía sube el stock y recalcula el costo del producto.
• Informes e inicio — la rentabilidad y el valor del inventario se calculan con estos costos: costo mal puesto, informe mal.

Flujo típico

1. 1

   Crea las categorías y los empaques que uses (LIBRA = 500, CAJA x12…).

2. 2

   Nuevo producto: nombre, categoría, empaque, stock y costo.

3. 3

   Pon el precio (o el margen) y agrega precios extra si manejas mayorista.

4. 4

   Decide si va al POS, a compras o a ambos.

5. 5

   Nueva presentación: eliges el padre, el empaque o el peso, y el precio. El costo y el stock salen solos.

6. 6

   Si tienes muchos productos, usa la plantilla de Excel en vez de cargarlos uno a uno.

Qué puedes hacer

• Registrar la compra

  Eliges proveedor, fecha real de la factura y número. Si la factura aún no llega, queda como remisión.

• Crear productos al vuelo

  Si el proveedor te trajo algo que no tienes en el catálogo, lo creas sin salir de la compra.

• Flete y transportista

  Registras el costo del viaje y los kilos. El flete se maneja como una deuda aparte con el transportista.

• Contado o crédito

  Toda compra nace con un saldo. Si la pagas completa de una, queda en cero; si no, queda debiendo.

• Abonos desde donde quieras

  Pagas sacando la plata de una caja, un banco o una billetera. No te deja pagar si no hay fondos.

• Abonar a varias facturas

  Seleccionas varias compras y abonas de una, como cuando el proveedor cobra todo junto.

• Recibir la mercancía

  Confirmas quién recibió y cuándo. Ese es el momento exacto en que entra el stock.

• Directorio de proveedores

  Contacto, asesor, NIT, cuentas para consignar y — lo importante — cuánto le debes hoy.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Inventario y catálogo — la recepción sube el stock y deja anotado el cambio de costo en su historial.
• Tesorería — cada abono sale de una caja, banco o billetera concreta y baja ese saldo.
• Punto de venta — el costo que usa la caja para calcular tu ganancia es el que dejó la última compra.
• Informes e inicio — de aquí salen la deuda a proveedores, el flete pendiente y el costo que hace real tu ganancia.

Flujo típico

1. 1

   Abres Comprar y eliges el proveedor.

2. 2

   Buscas cada producto y pones cantidad, costo e IVA.

3. 3

   Asignas transportista, flete y kilos, y ajustas fecha y número de factura.

4. 4

   Guardas: nace la compra con su saldo.

5. 5

   Cuando llega la mercancía la marcas recibida → entra el stock y se recalcula el costo con el flete repartido.

6. 6

   Abonas eligiendo de dónde sale la plata, hasta que el saldo llegue a cero.

7. 7

   El flete se lo pagas al transportista aparte, desde su propia deuda.

Qué puedes hacer

• Cajas, billeteras y bancos

  Creas cada bolsillo real de tu negocio con su saldo inicial y su nombre.

• Bancos disponibles en el POS

  Marcas qué cuentas aparecen al cobrar por transferencia, para que la plata caiga donde toca.

• Transferir entre fuentes

  Mueves plata de tu caja a una billetera, a un banco o a la caja de otro usuario, validando que haya saldo.

• Ajustar el saldo

  Cuando la realidad no coincide con el sistema, corriges dejando escrito el motivo.

• Historial de movimientos

  Cada fuente muestra entradas, salidas y traslados con concepto, monto, fecha y quién lo hizo.

• Cierre de caja

  Cuentas el efectivo real, concilias sobrante o faltante y mandas el excedente a donde quieras.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Punto de venta — el efectivo entra a la caja del cajero y la transferencia al banco elegido.
• Compras y proveedores — al pagarle al proveedor eliges de qué fuente sale y ese saldo baja.
• Gastos — todo gasto baja el saldo de la fuente de la que salió.
• Clientes y créditos — los abonos entran como recaudo real a la fuente donde los recibes.

Flujo típico

1. 1

   Crea tus fuentes: la caja del mostrador, tus billeteras y tus cuentas de banco.

2. 2

   Marca qué bancos deben aparecer en el POS al cobrar por transferencia.

3. 3

   Define la base de caja: cuánto efectivo debe quedar siempre para vueltas.

4. 4

   Durante el día, la plata entra y sale sola según lo que hagas en el POS, compras y gastos.

5. 5

   Al cerrar, cuentas el efectivo real y mandas el excedente a un banco o billetera.

Qué puedes hacer

• Gasto variable

  Monto, descripción y de dónde salió la plata. El saldo de esa fuente baja al instante.

• Gasto fijo con periodicidad

  Lo defines una vez y se va generando solo, corte tras corte, sin que tengas que acordarte.

• Pagos totales o por abonos

  Pagas el corte completo o de a poco, eligiendo de qué fuente sale cada abono.

• Anular y devolver

  Si te equivocaste, anulas: el gasto queda marcado y la plata vuelve sola a la fuente de donde salió.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Tesorería — todo gasto baja el saldo de la caja, billetera o banco que elijas.
• Informes e inicio — los variables se restan de la ganancia del día; los fijos se listan aparte y son lo que la meta del mes debe cubrir.
• Punto de venta — puedes registrar un gasto sin salir de la caja y sale de tu propia caja.

Flujo típico

1. 1

   Gastas $80.000 en un domicilio: nuevo gasto variable con monto, descripción y fuente.

2. 2

   El saldo de la caja baja de una.

3. 3

   Si te equivocaste, anulas y la plata vuelve sola.

4. 4

   Para el arriendo o los sueldos, créalos como gasto fijo con su periodicidad y olvídate: los cortes se generan solos.

5. 5

   Cada corte lo pagas completo o por abonos, desde la fuente que quieras.

Qué puedes hacer

• Meta del mes y cuota de hoy

  Defines cuánto necesitas ganar al mes y en cuántos días. Te muestra el avance y cuánto te falta hoy.

• Rendimiento por día

  Ventas, ganancia, créditos y gastos graficados por día: 7 días, 30, este mes o el rango que quieras.

• Informe de ventas

  Qué facturas se hicieron, por quién, a quién y con qué ganancia. Con filtros por fecha, cliente, categoría o anulados.

• Cartera

  Quién te debe, cuánto y desde cuándo. Pendientes, vencidas o pagadas, con exportación e impresión.

• Comparativa

  ¿Voy mejor o peor? Compara semanas, meses o trimestres, o el mismo día contra meses anteriores.

• Finanzas del día y por rango

  Ventas, recaudo de cartera, créditos nuevos, compras y saldos de tus fuentes, para un día o un período.

• Cajeros

  Cuánto vendió y ganó cada cajero, con su ticket de cierre imprimible.

• Análisis de clientes

  Quién compra seguido, quién gasta más y quién se está perdiendo, según hace cuánto no vuelve.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Punto de venta — de cada venta salen las cifras de ventas, ganancia y cajeros.
• Compras y proveedores — aportan el costo real y la deuda con proveedores.
• Gastos — los variables bajan la ganancia del día; los fijos son lo que la meta debe cubrir.
• Clientes y créditos — alimentan la cartera y el recaudo de abonos.
• Empleados y permisos — los permisos deciden quién ve ganancias y si ve solo sus ventas o las de todos.

Flujo típico

1. 1

   Abre Inicio y mira si cumpliste la cuota de hoy.

2. 2

   Revisa el resumen del día: efectivo, transferencias, créditos y gastos.

3. 3

   Si algo no cuadra, entra a Finanzas → Resumen del día y compara ventas contra recaudo.

4. 4

   Cierra con el informe de Cajeros e imprime el cierre.

5. 5

   Para el mes: Resumen extendido, Comparativa contra el mes pasado y Cartera para perseguir lo que te deben.

Qué puedes hacer

• Ficha del empleado

  Datos, acceso, permisos del POS e historial de su caja, organizados en pestañas.

• Dar o quitar acceso

  Creas usuario y contraseña, activas el ingreso y ves su última conexión.

• Archivar en vez de borrar

  Si deja de trabajar contigo, pierde el acceso y su ficha queda en solo lectura, sin borrar su historial.

• Permiso de ver la caja

  Si lo apagas, el empleado no ve el saldo ni el historial de caja en el punto de venta.

• Permiso de ver ganancias

  Controla si ve utilidad y margen. Puedes afinar por separado si ve el margen (%) o la ganancia ($).

• Roles de fábrica

  Administrador (acceso total, no se puede editar), Cajero y Vendedor. Puedes crear los tuyos.

• Permisos por área

  22 permisos agrupados: catálogos, tesorería, terceros, proveedores, informes, operación y sistema.

• Base de caja y ajustes

  Fijas con cuánto efectivo abre cada quien y corriges su saldo dejando la nota del porqué.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Punto de venta — deciden si el cajero ve el saldo de caja y la ganancia al vender.
• Informes e inicio — separan al que audita todo del que solo consulta lo suyo.
• Tesorería — cada empleado tiene su caja, con su base, sus ajustes y su historial.

Flujo típico

1. 1

   Empleados → nuevo empleado: nombre, teléfono, correo.

2. 2

   En su ficha, pestaña Acceso: creas usuario y contraseña y activas el ingreso.

3. 3

   Le asignas el rol: Cajero, o Vendedor si solo debe ver sus propias ventas.

4. 4

   En la pestaña P.O.S apagas "ver ganancias" si no quieres que conozca tus utilidades.

5. 5

   Defines su base de caja y le entregas usuario y contraseña.

6. 6

   Si se va, lo archivas: pierde el acceso y su historial queda intacto.

Qué puedes hacer

• Mi negocio

  Los datos de la empresa y, solo para el dueño, los consecutivos: prefijos y numeración de tus facturas.

• Ajustes del punto de venta

  Márgenes sugeridos, control estricto de stock, puntos de cliente e incluir o no los pedidos en los informes.

• Impresora

  Configuras la impresora térmica de tickets para que la factura salga como debe.

• Alertas

  Aviso automático de clientes que llevan mucho sin comprar. Puedes lanzarlo cuando quieras.

• Respaldos

  Generas un archivo con toda tu base de datos, o la restauras. Solo dueño, y no aplica en la nube.

• Tema y cuenta

  Apariencia clara u oscura, tus datos, tu contraseña y el estado de tu suscripción.

Conceptos que conviene entender

Cómo se conecta con lo demás

• Punto de venta — los ajustes cambian cómo se comporta la caja al vender.
• Empleados y permisos — el permiso de configuración decide quién entra aquí.
• Informes e inicio — la meta del mes y si los pedidos cuentan como ingreso se definen aquí.